Seit Ende des 20. Jahrhunderts haben sich viele Begebenheiten unseres Alltags durch den technologischen Fortschritt und das World Wide Web grundlegend verändert, unter anderem die Art und Weise, wie wir im Berufsleben Termine organisieren. Statt über Papier und Festnetztelefon, konnten fortan Terminanfragen über Software wie Lotus Notes oder Microsoft Exchange durchgeführt werden. Und mit der E-Mail ist Kommunikation auch gleich ein ganzes Stück einfacher geworden.
Doch sind die heutigen Anforderungen im Bereich der Terminkoordination damit noch abgedeckt? Die Antwort liegt offen auf der Hand: Natürlich nicht. Mehr und mehr Unternehmen arbeiten regelmäßig in Projekten zusammen, Unternehmensgrenzen verschwimmen oder verschwinden komplett und erhöhen damit nicht nur den nötigen Kommunikationsaufwand – insgesamt haben wir mittlerweile auch deutlich mehr Meetings, die natürlich vereinbart werden müssen. In einer im Jahr 2015 hierzu durchgeführten Untersuchung ermittelte PAC, dass Mitarbeiter in deutschen Unternehmen im Durchschnitt eine Stunde pro Woche bzw. einen halben Tag im Monat mit Terminabstimmungen verbringen. Ihrer Einschätzung nach dürften diese Zeiten bei begehrten Experten, die regelmäßig für die Teilnahme an Meetings nachgefragt werden, noch deutlich höher liegen. Angekommen inmitten des Zeitalters der Digitalisierung, erwartet uns also bei der Abstimmung von Meetings eine ernüchternde Realität: Termine finden und fixieren ist immer noch nahezu der gleiche Prozess wie vor knapp 20 Jahren – also im geschäftlichen Umfeld nach wie vor per Telefon, E-Mail und Terminanfrage.
Der Terminplanungsprozess ist in die Jahre gekommen
Besonders bei der Zusammenarbeit zwischen Unternehmen merkt man jedoch die Auswirkungen eines in die Jahre gekommenen Terminplanungsprozesses sehr deutlich. Denn hier stoßen klassische Groupware-Systeme an ihre Grenzen. Im Gegensatz zu den innerhalb der jeweiligen Unternehmen funktionsfähigen free/busy Agenten ist zwischen Organisationen keine einfache Terminplanung unter Berücksichtigung bereits belegter Zeiten aller Teilnehmer aus den verschiedenen Unternehmen möglich – im Ergebnis werden meistens Termine angefragt, die bei den externen Teilnehmern zeitlich überhaupt nicht möglich sind. Doch gerade durch die Globalisierung und dem technologischen Fortschritt sind unternehmensübergreifende Projekte und Teams Teil des Arbeitsalltags geworden. Damit wird jede Terminabstimmung eines Meetings eine zeit- und arbeitsintensive Aufgabe, mit unzähligen E-Mails und Telefonaten bis zur endgültigen Fixierung. Wenig offensichtlich aufgrund der fragmentierten Arbeitsschritte ist dabei der für das Unternehmen hieraus resultierende Gesamtaufwand: Das Vereinbaren eines Termins dauert oftmals länger als der Termin selbst. Eigentlich etwas, dass nach Veränderung schreit. Und trotzdem scheint das Ganze als Teil des Arbeitsalltags akzeptiert zu sein, ja leider dazuzugehören. Es ist normal geworden.
Automatisierung in Kombination mit SmartMeeting-Technologie überwindet genau diese Herausforderungen. Unsere Lösungen zur Digitalen Terminkoordination arbeiten effizient und in Echtzeit, agieren systemunabhängig sowie unternehmensübergreifend und reduzieren den Aufwand auf ein Minimum.
Eine moderne Arbeitswelt benötigt eine moderne Terminorganisation. Es ist Zeit für die nächste Generation der Terminplanung. Die Vorteile der Digitalen Terminkoordination sind offensichtlich.